Wellness

Zpožděná odpověď: Proč letos stahuji e-mail


Zítra touto dobou

NA: Spolupracovníci, známí, přátelé a rodina

BCC: Každý, kdo vložil mé jméno do hromadného seznamu e-mailů

PŘEDMĚT: Přebírám e-mail - a proč byste také měli

Dokážu určit přesný okamžik ráno, kdy se můj srdeční rytmus zrychlí, moje ramena napjatá a moje úroveň napětí se zvýší. Obvykle je 9:00, když dorazím ke svému stolu, zapnu počítač a otevřu svůj e-mail. Neměl by to být zvlášť namáhavý úkol, ale po strávení týdnů mimo obrazovku během prázdnin jsem si uvědomil, že je to spouštěč stresu bezpečný proti selhání - a nechal jsem ho každý den únos za posledních devět let.

Může to znít melodramaticky, ale věda naznačuje, že moje odpověď není izolovaná. Ping e-mailového oznámení spouští dopamin, což „vás zvádí na nápady a podněcuje vyhledávání informací“, řekla Susan Weinschenk Ph.D. Psychologie dnes. „Dopaminový systém je silnější než opioidní systém. Snažíte se hledat více, než jste spokojeni.“

Ano, tato psychologická reakce je skutečná a představuje problém pro produktivitu. Podle Weinschenka to způsobuje „dopaminovou smyčku“, kde stále kontrolujeme e-maily a provádějí úkoly - které ve skutečnosti nepředstavují pokrok. Ve skutečnosti studie zveřejněná v Harvard Business Review zjistila, že obnovení dynamiky po digitálním rozptýlení může trvat v průměru 20 minut.

Jakmile jsem začal implementovat výpadek e-mailu v hodinách-hodiny, kdy jsem neměl povoleno kontrolovat nebo odpovídat na zprávy - moje produktivita se zvýšila, možná proto, že jsem si nastavoval vlastní program. „E-mail jí tolik času,“ říká podnikatel Tim Ferriss. „Zaprvé, protože je to agenda všech ostatních pro váš čas, často včetně vyrobených mimořádných událostí. Za druhé, e-mail vám umožňuje oklamat sebe, aby si myslel, že jste produktivní.“ Má to Medusův efekt hlavy: Za každých 10 e-mailů, na které reagujeme a odstraňujeme, dalších 10 klíčků místo něj.

Prozatím žádám každého, koho znám, aby respektoval můj digitální prostor, jako je to osobní prostor: Pošlete mi e-mail na základě potřeby vědět (pojďme ukončit BCC), věřte, že odpovím, až to čas dovolí, a pochopit, že mojí prioritou je produkovat skvělou práci - ne odpálit e-mailovou odpověď při rekordní rychlosti. Tady je nová sada pravidel, kterými jsem začal pracovat a proč by jim mohla stát také čas

PRAVIDLO 1: Nastavení doby zálohování e-mailu

Když necháme e-mail otevřený celý den, běžíme na pozadí, zatímco pracujeme na jiných úkolech, rozostří se rozdíl mezi dvěma různými pracovními režimy: proaktivní a pohotový. E-mail nás uvede do responzivního režimu - neustále hrajeme dohánění, píšeme zpět ostatním lidem, vyřizujeme jejich požadavky a prosíváme zprávy, abychom určili, které jsou důležité. Strukturováním mého dne kolem doby výpadku e-mailu jsem schopen zajistit, aby úkoly s přidanou hodnotou dostávaly nejvíce vysílacího času.

Jak to funguje v praxi:

9–10:00: Zkontrolujte e-maily, odpovězte a ukládejte je pryč.

10:00 - 13:00: Dokončete prioritní úkoly (v mém případě vyplnění příběhu nebo pohovor). Spolupracovníci mě ping, pokud existuje něco naléhavého.

1-1: 30:00: Naskenujte e-mail a pouze čtěte / odpovídejte na aktuální zprávy.

1: 30-5 hodin: Zaměřte se na vedlejší úkoly.

5-6 hodin: Zkontrolujte e-maily, odpovězte a ukládejte je, dokud není doručená pošta prázdná.

PRAVIDLO 2: Vyzkoušejte jednodotykové pravidlo

Toto pravidlo je teoreticky jednoduché, ale v praxi je mnohem těžší: Jakmile je e-mail otevřen, musíte si jej správně přečíst, a poté sledovat všechny položky akcí a ukládat je bez výjimek. Může to znít rigidně, ale toto pravidlo zabraňuje hromadění e-mailů, což znamená, že svou doručenou poštu přestanete používat jako digitální seznam úkolů. Namísto ponechání e-mailů, které vám připomínají dokončení úkolu, uschovejte papírový seznam úkolů a odešlete e-mail pryč. Považoval jsem za opravdu užitečné přestat otálet.

PRAVIDLO 3: Přestaňte se omlouvat

Během prvních několika dnů testování mé e-mailové rutiny (nebo anti-e-mailové rutiny) jsem cítil tunu viny. Ale nakonec jsem si uvědomil, že jen velmi málo e-mailů je skutečně naléhavých, a abych to sdělil, musíme se stát lepšími odesílateli. Když nyní posílám naléhavý e-mail, zjistím, že je aktuální v předmětu a v e-mailové zprávě je stanoven jasný tučný termín.

Jedno slovo, které je nyní odstraněno z mého e-mailového slovníku? Promiňte. "Pro tolik žen je omluva neoddělitelně spjata s naším pojetím zdvořilosti," píše Sloane Crosley.New York Times op-ed. Tvrdí, že bychom měli přestat používat omluvu jako výplňové slovo s malým významem a používat asertivnější jazyk. Koneckonců, od příkopu e-mailové rutiny 24/7 se cítím méně stresovaný, více soustředěný a produkuji lepší práci, než jakou mám za několik měsíců - a to není nic, na co by bylo líto.